Migrer vos clients d'Excel vers Moveat sans perdre vos données

Migrer l'historique de vos clients d'une feuille de calcul vers un outil de suivi professionnel est une étape importante. Vous avez accumulé des données précieuses : poids initiaux, mensurations, photos de progression, notes sur les programmes appliqués. L'objectif est de conserver cette traçabilité tout en gagnant en efficacité avec un système mieux structuré.

Pourquoi passer d'Excel à un outil dédié

Excel est un bon point de départ pour débuter. Mais plus votre carnet de clients grandit, plus l'organisation manuelle devient chronophage et sujette aux erreurs. Avec Excel, vous gérez plusieurs fichiers, vous multipliez les versions, et il est facile de perdre une photo ou de modifier accidentellement une donnée importante. Chaque bilan demande une saisie manuelle, et les relances auprès de vos clients reposent entièrement sur votre mémoire.

Un outil dédié au suivi comme Moveat centralise tout : données de vos clients, historique des bilans, photos de progression, programmes et diète associés. Et surtout, il automatise les relances, ce qui signifie que vous ne risquez plus d'oublier un client.

Préparer vos données avant la migration

Avant de commencer, organisez vos fichiers Excel de manière claire. Listez pour chaque client :

• Nom et prénom • Adresse email (indispensable pour que le client crée son compte dans Moveat) • Poids initial • Mensurations (tour de poitrine, taille, hanches, etc.) • Date du premier bilan • Toute note pertinente (objectif, antécédents, limitations) • Photos de progression (si vous les stocker en fichiers joints)

Rassemblez les images dans des dossiers organisés par client, avec une nomenclature claire (nom_client_date_vue). Cela facilitera le classement une fois dans Moveat.

Vérifiez également que vous disposez de l'adresse email actuelle de chaque client. C'est le lien entre vous et leur compte Moveat : sans un email valide, vous ne pourrez pas les inviter à rejoindre votre espace.

Comment Moveat gère l'import et la continuité

Dans Moveat, chaque client a un vrai compte personnel protégé par un email et un mot de passe. Vous l'invitez par email, il crée son accès en un clic et accède immédiatement à son historique.

Vous pouvez créer manuellement les bilans antérieurs de chaque client directement dans l'application. Pour chaque bilan, vous saisissez :

• La date du bilan • Le poids et les mensurations de ce jour • Les trois photos obligatoires (avant, profil, arrière) • Vos notes sur la diète et le programme appliqué ce bilan-là

Moveat calcule les calories et les macros à partir de sa base d'aliments. Il vous suffit de renseigner les aliments dans la diète que vous aviez prescrite. La courbe de poids se reconstitue automatiquement, et vos clients voient leur progression depuis le premier jour.

Transférer les photos de progression en toute sécurité

Vos photos de clients sont des données sensibles. Dans Moveat, elles vivent dans un espace privé accessible uniquement par un lien signé qui expire. Elles ne sont jamais publiques, jamais indexées, jamais visibles en dehors de votre relation avec le client.

Pendant la migration, vous transférez les photos depuis vos dossiers locaux vers Moveat en les associant à chaque bilan. Le coach en reste responsable, et Moveat agit comme votre prestataire pour les héberger de manière sécurisée. Les données sont hébergées en Union européenne, à Francfort, et respectent la réglementation en vigueur.

Reprendre le suivi sans interruption

Une fois vos clients invités et vos bilans historiques importés, vous définissez avec chaque client la fréquence des nouveaux bilans. Moveat relance automatiquement chaque client quand un bilan est dû : une notification push et un email dans sa langue.

Vous retrouvez l'historique complet, la courbe de progression et vos notes antérieures. Vous pouvez comparer les photos des différents bilans, ajuster les programmes et les diète en fonction de la trajectoire réelle de chaque client. Plus rien n'est perdu, tout est centralisé et tracé.

Cette continuité est essentielle pour maintenir la confiance de vos clients et la qualité de votre suivi.

Organiser la transition sans surcharge

La migration n'est pas instantanée, mais elle peut se faire progressivement. Vous n'êtes pas obligé d'importer tous les clients le même jour. Commencez par vos clients actifs, ceux dont vous suivez actuellement les bilans. Vous pouvez importer les anciens clients plus tard, à votre rythme.

Chaque fois que vous invitez un client, mettez à jour Excel pour noter qu'il est migré. Cela vous évite de le réinviter deux fois ou de dupliquer des données.

Moveat propose une formule gratuite jusqu'à 2 clients, sans limite de durée. Cela vous permet de tester la migration sans engagement : invitez vos 2 premiers clients, importez leurs bilans, vérifiez que tout est conforme à votre pratique. Si vous êtes satisfait, vous pourrez ajouter d'autres clients en souscrivant à un abonnement mensuel.

Questions fréquentes

Puis-je importer directement un fichier Excel dans Moveat ?

Moveat ne propose pas actuellement un import automatisé de fichiers Excel. Vous saisissez les données manuellement dans l'application, bilan par bilan et client par client. Cela garantit la qualité des données et vous permet de vérifier chaque information à la migration.

Que se passe-t-il si un client ne retrouve pas son email d'invitation ?

Le client recevra un email avec un lien d'invitation. S'il ne le trouve pas, renvoyez l'invitation depuis Moveat. Si son adresse email n'est plus valide, mettez-la à jour et renvoyez. Une fois le compte créé, il peut se connecter avec ce même email et son mot de passe choisi.

Les photos antérieures vont-elles se charger complètement dans Moveat ?

Oui, vous téléchargez les trois photos (avant, profil, arrière) pour chaque bilan antérieur. Elles s'affichent dans la chronologie du client. Le lien sécurisé les rend privées et accessibles seulement à vous et au client concerné.