Suivi client coach sportif : fiche client, bilans et outil de gestion

Un client ne quitte presque jamais son coach parce qu'une séance était mauvaise. Il part parce qu'il a l'impression de ne plus avancer, ou que personne ne regarde vraiment ce qu'il fait entre deux séances. Le suivi client, c'est précisément ce travail invisible : savoir où en est chaque personne, voir ce qui bouge, et ajuster avant qu'elle ne décroche.

Quand vous avez trois clients, tout tient dans votre tête et dans votre téléphone. À dix, ça devient fragile. À vingt, sans méthode, des informations se perdent. Voici comment organiser la gestion de vos clients pour que le suivi reste solide quand votre activité grandit.

Ce que doit contenir une fiche client de coach sportif

La fiche client est la base de tout. Elle se remplit au démarrage, puis elle s'enrichit à chaque bilan. Une bonne fiche se divise en deux parties : ce qui ne bouge presque pas, et ce qui évolue.

Ce qui ne bouge presque pas :

• l'identité et le moyen de contact du client ;
• son objectif principal, écrit avec ses propres mots ;
• son point de départ : poids, mensurations, photos de départ ;
• ses antécédents : blessures, douleurs, contre-indications signalées, traitements qu'il a choisi de vous mentionner ;
• ses contraintes : horaires, matériel disponible, lieu d'entraînement, habitudes alimentaires, aliments qu'il ne mange pas ;
• votre accord de départ : la formule choisie, la fréquence des bilans, les conditions convenues.

Ce qui évolue :

• les bilans successifs : poids, mensurations, ressenti, photos ;
• la diète en cours et ses versions précédentes ;
• le programme en cours et ses versions précédentes ;
• vos notes de coach : ce que vous avez remarqué, ce que vous avez décidé et pourquoi.

Ce dernier point est souvent oublié, et c'est pourtant le plus utile. Dans trois mois, vous ne vous souviendrez plus pourquoi vous avez baissé les glucides de ce client. Une ligne écrite le jour même vous évite de refaire le raisonnement, ou pire, de revenir en arrière sans le savoir. Gardez ces notes à part de ce que voit le client : ce sont vos notes de travail.

Organiser des bilans réguliers

Le bilan est le cœur du suivi. Sans bilan, vous ajustez au hasard. Avec des bilans réguliers, vous ajustez sur des faits.

Fixez une fréquence avec chaque client, dès le départ. Elle dépend de son objectif, de son niveau d'autonomie et de votre formule. L'important n'est pas la fréquence exacte, c'est qu'elle soit claire pour les deux et qu'elle soit tenue.

Gardez toujours le même contenu, pour pouvoir comparer :

• le poids, pris dans les mêmes conditions à chaque fois ;
• les mêmes mensurations, aux mêmes endroits ;
• des photos prises de la même façon : même lumière, même distance, mêmes poses ;
• le ressenti : énergie, sommeil, faim, motivation ;
• l'assiduité déclarée : la diète et les séances ont-elles été suivies ?

Lisez la tendance, pas le chiffre du jour. Un poids qui remonte sur un seul bilan ne dit presque rien. Une courbe qui stagne sur plusieurs bilans, avec des mensurations qui ne bougent plus et un ressenti en baisse, dit quelque chose. C'est en regardant les bilans ensemble que vous prenez les bonnes décisions.

Répondez à chaque bilan. Même brièvement. Un client qui envoie son bilan et n'a aucun retour comprend que personne ne le lit, et il arrête de l'envoyer.

Les signaux qu'un client est en train de décrocher

La gestion des clients, c'est aussi repérer ceux qui s'éloignent avant qu'ils ne partent. Les signaux sont presque toujours les mêmes :

• un bilan qui arrive en retard, puis un bilan qui n'arrive pas ;
• des photos qui disparaissent du bilan alors qu'il les envoyait ;
• un ressenti qui baisse plusieurs fois de suite ;
• une assiduité déclarée en recul ;
• des réponses de plus en plus courtes.

Aucun de ces signaux n'est grave seul. C'est leur accumulation qui doit vous faire écrire un message, avant que le client ne prenne sa décision.

Tableur, carnet ou application de suivi client ?

Beaucoup de coachs commencent avec un tableur et une conversation par messagerie. C'est normal, et ça marche au début. Ça cesse de marcher pour trois raisons.

Les données se dispersent. Le poids est dans le tableur, les photos dans la galerie du téléphone, le ressenti dans la messagerie, la diète dans un document à part. Pour préparer un ajustement, vous devez tout rassembler à la main.

Personne ne relance. Le tableur ne sait pas qu'un bilan était attendu hier. C'est vous qui devez vous en souvenir, pour chaque client.

Les photos sont mal protégées. Des photos de corps qui circulent par messagerie et dorment dans la galerie de votre téléphone sont des données de santé mal rangées. En Europe, le RGPD vous en rend responsable.

Une application de suivi client règle ces trois problèmes d'un coup : tout le dossier du client au même endroit, des relances qui partent toutes seules, et des photos rangées dans un espace privé. Le bon moment pour passer à un outil, c'est avant que le problème arrive, pas après avoir perdu un client faute d'avoir vu qu'il décrochait.

Comment Moveat organise ce suivi

Moveat est l'application de suivi client que nous avons construite pour les coachs sportifs, à partir de cette méthode :

• vous invitez le client par email, il crée son compte et envoie ses bilans depuis son téléphone, sans application à télécharger ;
• chaque bilan regroupe le poids, les mensurations, le ressenti et trois photos de progression, et s'ajoute à la courbe ;
• vous comparez les photos d'un bilan à l'autre, puis vous écrivez vous-même la diète et le programme. Les calories et les macros se calculent à partir d'une base d'aliments ;
• vous fixez la fréquence des bilans avec chaque client, et Moveat le relance automatiquement quand un bilan est dû, par notification et par email, dans sa langue ;
• les données sont hébergées dans l'Union européenne, et les photos restent dans un espace privé derrière des liens qui expirent.

Moveat ne décide rien à votre place : il fait remonter l'information, c'est vous qui jugez. La formule gratuite couvre deux clients, sans limite de durée, de quoi tester le suivi sur de vrais clients avant de vous engager.

En résumé

Un bon suivi client de coach sportif repose sur quatre choses :

1. une fiche client complète dès le départ, avec vos notes de travail à part ;
2. des bilans à fréquence fixe, toujours avec le même contenu ;
3. une lecture de la tendance plutôt que du chiffre du jour ;
4. une réponse à chaque bilan, et un message dès que les signaux de décrochage s'accumulent.

Le tableur peut porter les deux premiers points au début. Dès que vos clients se multiplient, un outil de suivi porte les quatre à votre place, et vous laisse le seul travail qui compte : décider.